Ist-Analyse

Die Ist-Analyse umfasst die systematische Erfassung und Bewertung des aktuellen Zustands eines Unternehmens oder eines spezifischen Prozesses. Ihr Ziel besteht darin, Schwachstellen zu identifizieren und Optimierungspotenziale aufzudecken. Die Analyse richtet sich je nach Schwerpunkt auf verschiedene Bestandteile: Aufgaben des Untersuchungsbereichs werden hinterfragt und bewertet, bestehende Prozesse analysiert, Bearbeitungszeiten und Mengen aufbereitet sowie organisatorische Strukturen überprüft.

Methoden zur Datensammlung

Zur Datensammlung in der Ist-Analyse kommen verschiedene Methoden zum Einsatz:

• Interviews mit Mitarbeitern und Führungskräften.
• Umfragen zur Erfassung von Meinungen und Erfahrungen, beispielsweise mittels Fragebögen.
• Beobachtung von Arbeitsabläufen.
• Dokumentenanalyse bestehender Unterlagen und Berichte.
• Prozessanalyse, die alle Tätigkeitsschritte dokumentiert.

Stakeholder

Die Ist-Analyse bezieht verschiedene Stakeholder ein:

• Mitarbeiter auf unterschiedlichen Ebenen.
• Führungskräfte.
• Externe Berater oder Experten.
• Relevante Abteilungen, wie Human Resources, IT oder Produktion.

Analysemethoden

Die Analysemethoden variieren je nach Fokus. Bei der Aufgabenkritik, die sich auf Aufgaben konzentriert, finden Methoden wie die ABC-Analyse, die SWOT-Analyse und die Portfolioanalyse Anwendung. Für die Prozessoptimierung, die Prozesse in den Mittelpunkt stellt, werden die FMEA und das Ishikawa-Diagramm eingesetzt. Bei der Personalbedarfsermittlung, die Aufgaben mit Bearbeitungszeiten und Mengen betrachtet, kommt die SWOT-Analyse zum Einsatz.

Checkliste möglicher Schwachstellen

Eine Checkliste hilft dabei, potenzielle Schwachstellen in verschiedenen Bereichen zu identifizieren:

• Aufgaben:

  • Überflüssige Aufgaben.
  • Zu einfache oder zu komplexe Aufgaben.
  • Unklare Aufgabenstellungen.
  • Ungeeigneter Ort oder Zeit der Aufgabenerfüllung.
  • Fehlende Aufgabenpriorisierung.

• Beschäftigte:

  • Unzureichend qualifizierte oder überqualifizierte Beschäftigte.
  • Zu wenig oder zu viel Personal.
  • Mangelnde Führungskompetenzen.
  • Einseitige Abhängigkeiten.

• Sachmittel und Arbeitsumfeld:

  • Ungeeigneter Standort oder lange Wege.
  • Nicht kompatible oder nicht normengerechte Mittel.
  • Hohe Störanfälligkeit.
  • Hohe Entwicklungs- und Wartungskosten.

• Informationen:

  • Falscher Informationszeitpunkt.
  • Zu viele Informationen.
  • Unvollständige Informationen.
  • Schlecht oder uneinheitlich aufbereitete Informationen.

• Prozesse:

  • Zu viele Rückkopplungen.
  • Zu viele oder zu wenige Verzweigungen.
  • Fehlender kontinuierlicher Verbesserungsprozess.
  • Fehlende Qualitätssicherung.

• Funktionen (Stellen, Kompetenzen):

  • Zu zentrale oder dezentrale Strukturen.
  • Fehlende Aufstiegsmöglichkeiten oder Anreize.
  • Umständliche Kommunikationswege.
  • Zu starke Spezialisierung.
  • Überflüssige Stabsstellen.

Quellen

Bundesministerium des Innern und für Heimat. (2024, September 19). Abgerufen von https://www.orghandbuch.de/Webs/OHB/DE/Organisationshandbuch/2_Vorgehensmodell/23_Hauptuntersuchung/232_IstAnalyse/istanalyse-node.html
AI Chat. (2024, September 19). Abgerufen von https://duckduckgo.com/?q=DuckDuckGo+AI+Chat&ia=chat&duckai=1