Ablauforganisation

Die Ablauforganisation beschäftigt sich mit der dynamischen und prozessorientierten Gestaltung von Arbeitsabläufen. Sie zielt darauf ab, Aufgaben mit geringstem Aufwand zu erledigen, Bearbeitungs- und Durchlaufkosten zu minimieren, Bearbeitungszeiten und -fehler zu reduzieren, Termine einzuhalten sowie Kapazitäten optimal zu nutzen. Dabei erfolgt eine Zerlegung der Gesamtaufgabe in Teilaufgaben und deren anschließende Zusammenfassung zu effizienten Abläufen.

Arbeitsanalyse

Die Arbeitsanalyse umfasst die Zerlegung der Gesamtaufgabe in einzelne Teilaufgaben. Sie beinhaltet zudem die Verteilung dieser Aufgaben auf verschiedene Stellen oder Personen.

Arbeitssynthese

Die Arbeitssynthese bezieht sich auf die Zusammenfassung der Teilaufgaben zu kohärenten Abläufen. Dabei werden Arbeitsmittel zugeordnet, das Arbeitspensum sowie die Mitarbeiter festgelegt und der Arbeitsablauf definiert.

Darstellung der Ablauforganisation

Zur Visualisierung der Ablauforganisation werden häufig Flussdiagramme, BPMN oder eEPK verwendet. Diese Darstellungen helfen, komplexe Prozesse verständlich zu machen und Schwachstellen zu identifizieren.

Beispiel eines Flussdiagramms in der Ablauforganisation

Ein klassisches Beispiel für die Anwendung eines Flussdiagramms in der Ablauforganisation ist der Prozess einer Bestellabwicklung.

flowchart TD
    A[Start] --> B[Bestellung geht ein];
    B --> C{Neukunde?};
    C -- Ja --> D[Kundendaten anlegen];
    C -- Nein --> E;
    D --> E{Artikel auf Lager?};
    E -- Ja --> F[Artikel reservieren];
    E -- Nein --> G[Artikel bestellen];
    G --> H[Warten auf Lieferung];
    H --> F;
    F --> I[Rechnung erstellen];
    I --> J[Ware verpacken & versenden];
    J --> K[Zahlungseingang prüfen];
    K --> L[Ende];

Dieses Beispiel zeigt, wie ein Prozess in logische Schritte zerlegt wird, um die Effizienz zu steigern und klare Anweisungen für die beteiligten Mitarbeiter zu schaffen. Es hilft dabei, Engpässe zu identifizieren und den Prozess zu optimieren.

Quellen

Ausbilderwelt. (2021, March 19). Ablauforganisation einfach erklärt für die IHK-Prüfung. Youtube. Retrieved from https://www.youtube.com/watch?v=ImnadIPICmA