Abnahmeprotokoll

Ein Abnahmeprotokoll ist ein formelles Dokument, das den erfolgreichen Abschluss eines Projekts oder die Übergabe eines Produkts dokumentiert. Es dient als rechtliche und vertragliche Absicherung für beide Parteien – den Auftragnehmer und den Auftraggeber. Das Protokoll enthält grundlegende Informationen, Testresultate und Mängellisten. Die Abnahme markiert den Projektabschluss und löst Gewährleistungsfristen aus.

Anwendungsbereiche

• Softwareentwicklung: Überprüfung von Funktionalität und Anforderungen.
• IT-Projekte: Abnahme von Hardware, Netzwerken oder gesamten Systemen.

Inhalt eines Abnahmeprotokolls

Das Abnahmeprotokoll umfasst grundlegende Informationen sowie detaillierte Angaben und endet mit einem Abschluss.

Grundlegende Informationen

• Projektname und -nummer
• Datum der Abnahme
• Namen und Funktionen der beteiligten Personen

Detaillierte Angaben

• Beschreibung des abzunehmenden Objekts oder der Leistung
• Liste der durchgeführten Tests und deren Ergebnisse
• Festgestellte Mängel und deren Klassifizierung
• Vereinbarte Nachbesserungen mit Terminen
• Bestätigung der Funktionalität und Vollständigkeit

Abschluss

• Erklärung zur Abnahme (vollständig, teilweise, unter Vorbehalt)
• Unterschriften aller Beteiligten

Bedeutung im Projektmanagement

Das Abnahmeprotokoll hat mehrere Funktionen im Projektmanagement. Es markiert den offiziellen Projektabschluss, überträgt die Verantwortung und Risiken auf den Auftraggeber, löst oft die Schlusszahlung aus und beginnt Gewährleistungsfristen.

Arten der Abnahme

Es gibt verschiedene Arten der Abnahme, die je nach Situation Anwendung finden.

1. Vollständige Abnahme: Das Projekt wird ohne Einschränkungen akzeptiert.
2. Teilabnahme: Nur bestimmte Teile werden abgenommen.
3. Abnahme unter Vorbehalt: Die Abnahme erfolgt mit Auflagen zur Nachbesserung.

Best Practices

Für eine effektive Abnahme sollten folgende Praktiken befolgt werden:

• Klare Abnahmekriterien im Vorfeld definieren
• Alle Beteiligten zur Abnahme einladen
• Gründliche Tests vor der Abnahme durchführen
• Mängel präzise beschreiben und kategorisieren
• Nachbesserungstermine realistisch setzen

Rechtliche Aspekte

Das Abnahmeprotokoll hat rechtliche Bedeutung. Es hat Beweiskraft bei rechtlichen Auseinandersetzungen, beendet die Erfüllungsphase und leitet die Gewährleistungsphase ein. Verjährungsfristen für Mängelansprüche beginnen mit der Abnahme.

Vorlage

Eine passende Vorlage kann Zeit und Kosten sparen. Die folgende Vorlage stammt vom Bundesverwaltungsamt und wurde für diese Seite in Markdown überführt. Das ursprüngliche Word‑Dokument steht auf der Website des Bundesverwaltungsamts zum Download bereit: bva.bund.de

Hinweise

Allgemeine Hinweise

Das Abnahmeprotokoll dokumentiert die Abnahmeerklärung des Auftraggebers bzw. der Auftraggeberin zu einem vertraglich vereinbarten Liefergegenstand und den evtl. mit der Abnahme verbundenen Auflagen.

Die Abnahmeerklärung ist durch Unterschriften von Auftraggeber/Auftraggeberin und Auftragnehmer/Auftragnehmerin verbindlich.

Schritte zur regelmäßigen Dokumentenpflege

Keine besonderen Schritte erforderlich.

In Verbindung stehende Dokumente

Input: Projektauftrag, Verträge (in denen die Abnahmegegenstände definiert sind). Output: Planung (Einplanung der Auflagen), Vertragsübersicht (Aktualisierung des Status zu vertraglich vereinbarten Ergebnissen).

Nutzungshinweis

Nutzungshinweise sind im Dokument hervorgehoben.

1 Übersicht

1.1 Projekt

Feld	Wert
Projektname	<Projekt>
Projektnummer	<sofern vorhanden Nummer des Projektes>
Auftraggeber/Auftraggeberin
Name	<Auftraggeber-Name>
(Gesamt-)Projektleitung	<(Gesamt-)Projektleitung (Auftraggeber)>
Auftragnehmer/Auftragnehmerin
Name	<Auftragnehmer-Name>
(Gesamt-)Projektleitung	<(Gesamt-)Projektleitung (Auftragnehmer)>

1.2 Verweise

Verweis	Dokument
[Verweisname]	<Beschreibung der relevanten Abstimmungsunterlagen, in denen die abzunehmende Leistung / Erstellung und Lieferung sowie die Abnahme des Abnahmegegenstands durch den Auftraggeber / die Auftraggeberin oder eine/-n (externen) Auftragnehmerin/Auftragnehmer vereinbart ist, z. B. Vertrag, Abstimmungsdokument, Angebot, Projektauftrag, etc.>
[Verweisname]	<dito>

2 Leistungen / Abnahmegegenstand

Im Folgenden werden die durch <Firma xy> erbrachten Leistungen bzw. Abnahmegegenstände tabellarisch aufgeführt. Details zu Prämissen, Ausgrenzungen, Beistellungen und zum Team sind dem Vertrag [VERTRAG ABH-SBH] und insbesondere dem Angebot [ANGEBOT ABH-SBH] zu entnehmen.

Leistung / Abnahmegegenstand	Beschreibung
<Bezeichnung der Leistung / des Abnahmegegenstands>	<Eindeutige Beschreibung mit Verweis auf die Dokumente, in denen die Leistung beschrieben ist, z. B. „Systemspezifikation zu Komponente XY wie in [VerweisVertragXY] in Kapiteln festgelegt">

3 Abnahme

3.1 Erklärung

<Eine der beiden folgenden Abnahmeerklärungen ist anzukreuzen (wahlweise die andere aus dem Dokument löschen)>.

• Die oben beschriebenen Leistungen wurden gemäß den vertraglichen Anforderungen durch <das Projekt X / den Auftragnehmer / die Auftragnehmerin Z> erbracht und werden hiermit ohne weitere Bedingungen abgenommen.

• Die oben beschriebenen Leistungen wurden mit Einschränkungen gemäß den vertraglichen Anforderungen durch <das Projekt X / den Auftragnehmer / die Auftragnehmerin Z> erbracht und werden hiermit unter den unten genannten Auflagen abgenommen.

Mit dieser Abnahme treten folgende Vereinbarungen in Kraft:

1. Die im Rahmen des Projektes entwickelten Leistungen entsprechen den fachlichen und technischen Anforderungen.
2. Nach der Abnahme erfolgen etwaige Änderungen, d. h. neue Anforderungen, ausschließlich nach dem definierten Change-Request-Verfahren.
3. Für Fehler im Sinne der Anforderungen, die Inhalt dieser Abnahme sind, beginnt der vereinbarte Gewährleistungszeitraum von <X> Jahren.

3.2 Auflagen

Nr.	Beschreibung
1	<Beschreibung der Auflage>
2	<Beschreibung der Auflage>

3.3 Unterschriften

Name	Ort, Datum	Unterschrift
<(Gesamt-)Projektleitung (Auftraggeber)>	<Ort>, <Datum>
<(Gesamt-)Projektleitung (Auftragnehmer)>	<Ort>, <Datum>